Wenn Sie die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens verbessern wollen, können Sie u. a. ein KPI-Dashboard verwenden.
Ein KPI-Dashboard ist ein Mittel zur Leistungsmessung und zur Generierung von Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung innerhalb Ihres Unternehmens. Es ist ein visuelles Management-Tool, das wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, kurz „KPI“s) anzeigt. Es hilft Ihrem Team, sich auf das Erreichen von Zielen zu konzentrieren und Ideen für Verbesserungen zu entwickeln.
Ein KPI-Dashboard basiert auf zwei altbewährten Management-Maximen: "Was gemessen wird, wird auch getan" und "Man kann nicht verbessern, was man nicht misst".
Ein einfaches Beispiel
Ein Autocockpit ist ein Beispiel für ein KPI-Dashboard, mit dem wir alle etwas anfangen können. Hier gibt es KPIs und Warnleuchten, die nicht nur die Geschwindigkeit und die zurückgelegte Strecke anzeigen, sondern auch Dinge wie den Kraftstoffstand und die Motortemperatur.
Wenn Sie ein Autofahrer sind, haben Sie Ihre Entscheidungen auf der Grundlage dieses Echtzeit-Dashboards getroffen. So wie das Armaturenbrett eines Autos ein entscheidendes Element für das Führen eines Fahrzeugs ist, sollte ein Leistungs-Armaturenbrett ein entscheidendes Element für die Verwaltung Ihres Betriebs sein.
Ein gutes KPI-Dashboard zeigt KPIs (oder Metriken), Ziele, Ergebnisse und die Lücke (oder Chance) zwischen Zielen und Ergebnissen an. Für viele Unternehmen muss ein effektives KPI-Dashboard nicht ausgeklügelt oder in Echtzeit sein; ein einfaches Excel-Tabellenblatt oder ein Whiteboard kann diese Aufgabe erfüllen.
Was macht einen guten Leistungsindikator aus?
Es gibt zwar etablierte Scorecards und Dashboards sowie gängige funktionale Metriken, aber die eine grundlegende Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: "Ist dieser Leistungsindikator wirklich wichtig?" Einer unser Mandanten hat auf diese Frage sofort geantwortet. "In unserem Geschäft haben wir nur eine Chance, die Produktqualität richtig hinzubekommen", sagte er. "Qualität ist das, was uns von der Konkurrenz unterscheidet, also muss es einen Leistungsindikator für die Produktqualität geben."
Diese Diskussion führte uns zu den beiden Arten von KPI - Ergebnisindikatoren und Prozessindikatoren. Ergebnisindikatoren sind nachlaufende Indikatoren, die uns etwas mitteilen, nachdem es geschehen ist, während vorlaufende Indikatoren auf der Prozessebene verfolgt werden und Vorhersagen ermöglichen.
Im Fall dieses Unternehmers sind die Ergebnisindikatoren die spezifischen physikalischen Eigenschaften des Produkts nach Abschluss des Herstellungsprozesses. Ein Prozessindikator ist ein Inputparameter des Herstellungsprozesses, der sich direkt auf dieses Ergebnis auswirkt.
Um auf die Analogie mit dem Armaturenbrett eines Autos zurückzukommen: Die auf dem Kilometerzähler angezeigte zurückgelegte Strecke ist ein nachlaufender Indikator oder ein Ergebnisindikator. Sie ist wichtig, aber nicht ausreichend, um die Leistung Ihres Autos zu verstehen.
Um ein umfassenderes Bild zu erhalten, müssen Sie einige der Teilprozesse überwachen, die beim Fahren Ihres Autos ablaufen. Einer dieser Teilprozesse ist der Kraftstoffverbrauch. Wenn die Tankanzeige anzeigt, dass der Tank fast leer ist, werden Sie das Ergebnis (die zurückgelegte Strecke) nicht erreichen, ohne dass Sie gezwungen sind, die richtige Maßnahme zu ergreifen, d. h. Ihr Auto wieder aufzutanken.
Gleichgewicht zwischen Ergebnissen und Prozess-KPIs
Die Tankanzeige ist also ein führender Prozessindikator auf dem Armaturenbrett Ihres Autos. Ein gutes KPI-Dashboard sollte letztlich ein Gleichgewicht zwischen Ergebnis- und Prozess-KPIs anstreben.
Nachdem Sie ein Dashboard und KPIs eingeführt haben, ist es wichtig, regelmäßige Besprechungen (idealerweise täglich oder wöchentlich) abzuhalten, um die Leistung mit Ihrem Team zu überprüfen und zu diskutieren. Sie können die Besprechungen auch dazu nutzen, Verbesserungsideen zu sammeln und Entscheidungen zu treffen.
Tipps zur Implementierung von KPI-Dashboards
Nachdem wir nun einige Grundlagen von Dashboards und KPIs kennengelernt haben, sollten Sie diese fünf zusätzlichen Leitprinzipien anwenden:
- KPIs müssen für die Mitarbeiter, die sie verwenden relevant sein. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Festlegung der KPIs ein, um sicherzustellen, dass sie einfach und relevant bleiben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Mitarbeiter zustimmen und sich einbringen.
- Die KPI-Ziele müssen erreichbar und realistisch sein. Denken Sie an den Satz "Legen Sie die Latte nicht so hoch, dass der Frosch nicht drüber springen kann". Auch wenn Sie Ihr Team durch anspruchsvolle Ziele fordern und fördern müssen, ist es entmutigend, Ziele zu setzen, die das Team in der vorgegebenen Zeit nicht mit zusätzlichen Anstrengungen erreichen kann.
- Die KPI-Daten sollten leicht zu beschaffen sein. Hier geht es nicht darum, Zeit mit dem Sammeln und Aufzeichnen von Daten zu verbringen, sondern mit der Reaktion darauf!
- Jeder Leistungsindikator sollte einen Verantwortlichen haben, der für die Datenerhebung und die Berichterstattung zuständig ist sowie einen Verantwortlichen (Führungskraft oder Manager), der für die Daten verantwortlich ist.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass ein KPI-Dashboard und KPIs automatisch funktionieren, nur weil sie jetzt vorhanden sind. Sie müssen Ihre Mitarbeiter darin schulen, die KPIs zu verfolgen und das Dashboard zu nutzen. Strukturierte, regelmäßige Besprechungen zur Überprüfung des Leistungsüberblicks sind sehr wichtig.
Ein KPI-Dashboard hilft Ihnen zu verstehen, ob Sie die richtigen Dinge tun. Ein gut gestaltetes KPI-Dashboard misst nicht nur, sondern motiviert Ihr Team auch, wenn Sie positive Ergebnisse sehen. Dieses visuelle Managementinstrument geht Hand in Hand mit anderen Managementinstrumenten wie Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter und Anreizen, um eine nachhaltige kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
