Wichtige Schritte für eine erfolgreiche Technologieinvestition

Wichtige Schritte für eine erfolgreiche Technologieinvestition

Eine große Technologieanschaffung kann Ihrem Unternehmen einen Produktivitäts- und Wettbewerbsvorteil verschaffen, aber sie kann auch viel Sorge und Kopfzerbrechen verursachen. Zu den häufigsten Problemen gehören versteckte Kosten oder Prozesse, die nicht wie erwartet funktionieren und einen mühsamen Implementierungsprozess erfordern.

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein System, das mehr kostet, als sie dachten oder ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllt. Die gründliche Suche nach dem richtigen System und Anbieter kann Ihnen helfen eine rentable Investition zu tätigen.

Die folgenden acht Schritte geben Ihnen eine Hilfestellung, wie sie einen erfolgreichen Technologiekauf tätigen können.

1. Untersuchen Sie Ihre Geschäftsprozess und Anforderungen

Ausgangspunkt für eine Technologieanschaffung ist oft ein chronisches Problem oder eine Lücke, die meist mit dem Informationsfluss zusammenhängt. Vielleicht sind Ihre Unterlagen alle auf Papier, aber Sie brauchen sie auf einem Computer. Vielleicht möchten Sie einige Prozesse automatisieren oder Fehler reduzieren. Oder Sie versuchen verschiedene Systeme in Ihrem Unternehmen miteinander kommunizieren zu lassen.

Der erste Schritt besteht darin, mit Ihrem Team zu besprechen, ob die Anschaffung einer neuen Technologie die richtige Lösung ist.

Ernennen Sie dann einen Verantwortlichen, der die Suche nach Lösungen anführt. Es ist wichtig, eine erfahrene Person zu wählen, die ein gutes Gespür für Ihr gesamtes Unternehmen hat. Technische Anschaffungen gehen oft schief, wenn der Projektleiter zu beschäftigt oder zu jung ist, um die Bedürfnisse des Unternehmens außerhalb seiner Abteilung zu verstehen.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihr derzeitiges Geschäft und Ihre Ziele für die nächsten Jahre zu überprüfen. Unternehmen konzentrieren sich oft auf Lösungen für ihre unmittelbaren Bedürfnisse oder kaufen etwas für einen bestimmten Geschäftsbereich, ohne die allgemeinen oder zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen.

Es kann sein, dass sie etwas kaufen, um es später zu verwerfen oder mit anderen Systemen zu verbinden, die nicht gut zusammenarbeiten.

2. Führen Sie eine Analyse der funktionalen Anforderungen durch

Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern eine Übersicht über Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und erstellen Sie dann eine detaillierte Liste der technischen Anforderungen, die für die einzelnen Prozesse und Geschäftsbereiche erforderlich sind. Ziel ist es, zu ermitteln, wie Daten durch Ihr Unternehmen fließen und etwaige Problembereiche ausfindig zu machen. Dies wird als funktionale Anforderungsanalyse bezeichnet. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie insgesamt mehrere hundert verschiedene Anforderungen haben.

Notieren Sie, ob jede Anforderung kritisch ist oder nur eine "Nice-to-have"-Funktion darstellt. Listen Sie auch wesentliche Problembereiche, relevante Verbesserungsmöglichkeiten und zukünftige Anforderungen auf.

Sie wollen ein System, das zumindest Ihre kritischen Anforderungen abdeckt, aber die "Nice-to-have"-Funktionen können einen Mehrwert darstellen und für Ihre langfristige Strategie wichtig sein. Sie möchten sicherstellen, dass diese Funktionen auch in Zukunft verfügbar sind, ohne dass Sie ein neues System kaufen oder umfangreiche Anpassungen vornehmen müssen.

Sie möchten zum Beispiel, dass ein Bestandsverwaltungssystem Produktattribute wie Charge, Seriennummer oder Standort nachverfolgt, aber später auch in der Lage ist, Barcode-Scanfunktionen hinzuzufügen, um die Lagerverwaltung effizienter zu gestalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anforderungen klar und deutlich schriftlich dokumentieren. Ein häufiger Fehler ist es, Informationen mündlich zusammenzustellen und dann wichtige Anforderungen zu vergessen.

3. Erstellen Sie eine Anfrage für ein Angebot (Ausschreibung)

Verwenden Sie Ihre Anforderungsliste, um eine Anfrage für ein Angebot (Ausschreibung) zu erstellen. Darin sollten die Anbieter aufgefordert werden, ihre Lösung zu erläutern und darzulegen, wie sie die einzelnen Anforderungen erfüllen und welche Anpassungen erforderlich sind. Fragen Sie auch nach dem Implementierungsplan, einschließlich Schulung, Konfiguration und Support.

Fordern Sie eine Liste aller Kosten an, einschließlich der Kosten für Zusatzfunktionen, professionelle Dienstleistungen und Lizenzierung. Bitten Sie auch um eine Liste ähnlicher Unternehmen, mit denen das Unternehmen bereits zusammengearbeitet hat.

4. Erstellen Sie eine Anbieterliste

Recherchieren Sie nach potenziellen Anbietern, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Berücksichtigen Sie dabei eine Mischung aus größeren und kleineren Anbietern.

5. Verteilen Sie die Ausschreibung

Fordern Sie die Anbieter auf, eine detaillierte schriftliche Antwort auf Ihre Ausschreibung einzureichen.

6. Prüfen Sie die Angebote

Prüfen Sie die Angebote der Anbieter, um festzustellen, ob Sie detaillierte Informationen über deren Lösung wissen möchten. Anbieter sind manchmal vage, wenn es um Funktionen und Leistung geht, die ihr System nicht gut erfüllt oder auch um versteckte Kosten.

Sie geben möglicherweise nicht an, wie viele Schulungsstunden sie anbieten oder ob die Schulung vor Ort stattfindet. Die Reisezeit kostet oft extra, aber der Betrag ist vielleicht nicht angegeben, und Sie zahlen am Ende mehr als erwartet.

Wenn der Anbieter eine maßgeschneiderte Software anbietet, sollten Sie herausfinden, wer der Eigentümer des Quellcodes ist und wie sich die Anpassung auf die Möglichkeit von Upgrades auswirken würde.

Wenn Sie sich für Cloud-Lösungen interessieren, sollten Sie sich erkundigen, ob der Anbieter Eigentümer Ihrer Daten ist, wo diese gespeichert werden und wie schwierig es wäre, die Daten zu extrahieren, wenn Sie den Anbieter wechseln wollten.

7. Bewerten Sie die Anbieter

Bewerten Sie jeden Anbieter danach, wie gut er die einzelnen Anforderungen erfüllt. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Implementierungsplan des Anbieters verstehen, und kennzeichnen Sie alle vorgeschlagenen Anpassungen.

Anbieter sagen oft, dass ihr System etwas kann, aber nur mit einigen Anpassungen. In der Regel ist es am besten, die Anpassungen auf ein Minimum zu beschränken oder ein System zu kaufen, das sofort einsatzbereit ist. Ein angepasstes System kann kaputt gehen, wenn Sie aufrüsten müssen oder es kann Probleme verursachen, wenn Sie den Anbieter wechseln.

Ermitteln Sie auch die Gesamtkosten für jede Lösung. Lassen Sie sich nicht von einem niedrigen Angebot täuschen. Manche Anbieter locken mit einem attraktiven Grundpreis, doch in den Implementierungsprozess und die Zusatzleistungen mischen sich eine Menge versteckter Kosten.

8. Wählen Sie den Anbieter aus

Stellen Sie eine kurze Liste mit zwei bis drei Anbietern zusammen und laden Sie sie zu einer Proof-of-Concept-Demonstration ein. Bitten Sie sie, die spezifischen Prozesse zu zeigen, die Ihre kritischen Anforderungen erfüllen würden. Es ist ein weit verbreiteter Fehler, anzunehmen, dass ein System etwas tut, was es nicht tut. Bitten Sie darum, zu sehen, wie das System funktioniert. Verlassen Sie sich nicht auf das Wort des Anbieters.

Dies ist der richtige Zeitpunkt, um die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Lösungen zu vergleichen. Verschaffen Sie sich auch einen Eindruck davon, ob der Anbieter kulturell zu Ihrem Unternehmen passt, ob er sich in Ihrer Branche auskennt und wie gut seine Mitarbeiter sind. Prüfen Sie Referenzen und wählen Sie dann den erfolgreichsten Anbieter aus. Bitten Sie ihn bei Bedarf um ein aktualisiertes Angebot und prüfen Sie sorgfältig alle Vertragsbedingungen. Scheuen Sie sich nicht, über unklare oder unvorteilhafte Klauseln zu verhandeln. Bei umfangreichen Verträgen kann es sich lohnen, einen Rechtsberater hinzuzuziehen.