Maßnahmen zur Verbesserung von Effizienz und Rentabilität in Ihrem Unternehmen

Maßnahmen zur Verbesserung von Effizienz und Rentabilität in Ihrem Unternehmen

Auf die einfache Frage „Wie geht es Ihrem Unternehmen im Moment?“ würden viele Inhaber und Geschäftsführer mit einer Aufzählung der vielen komplexen Herausforderungen antworten, mit denen sie im heutigen Geschäftsklima konfrontiert sind. Die Kosten und Zinssätze steigen, während die Verbrauchernachfrage zu sinken scheint. Hinzu kommen die anhaltenden Probleme im Zusammenhang mit Arbeitskräftemangel und Lieferketten. Die Probleme kommen immer wieder.

All die externen Herausforderungen, mit denen Sie als Unternehmer konfrontiert sind, sind hart, aber denken Sie daran: Diese Probleme betreffen jeden. Sie sind nicht der Einzige, der vor großen Herausforderungen steht. Stellen Sie sich vor, nächstes Jahr um diese Zeit: Einige Unternehmen werden noch wachsen und florieren, andere hingegen werden es schwer haben und wieder andere werden nicht mehr da sein. In welche Kategorie wird Ihr Unternehmen fallen?

Egal wie sich die Wirtschaft entwickelt, sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen zu den stabilen Unternehmen gehört, indem Sie jetzt konkrete Maßnahmen ergreifen.

Beobachte externe Faktoren

Um wirksam auf die externen Kräfte zu reagieren, die Ihr Unternehmen beeinflussen, sollten Sie die klassische SWOT-Analyse anwenden. SWOT ist ein Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). Ihre Stärken und Schwächen liegen innerhalb Ihres Unternehmens, während die Chancen und Gefahren außerhalb liegen.

Konzentrieren wir uns zunächst auf die beiden externen Faktoren - Chancen und Gefahren. Gehen Sie diesen Bereichen auf den Grund und überlegen Sie, wie Ihr Unternehmen derzeit aufgestellt ist, um mit den Chancen und Gefahren umzugehen, die sich aus den Veränderungen in der Wirtschaft ergeben. Sie könnten zum Beispiel sofort eine geringere Kundennachfrage als Bedrohung ansehen. Aber gehen Sie näher darauf ein und fragen Sie sich, wie sich das auf Ihr Unternehmen auswirkt: Kaufen Ihre Kunden wirklich weniger? Oder kaufen sie nur auf eine neue Art und Weise? So gibt es Fälle, in denen Unternehmen mit geringen Umsätzen im stationären Handel online eine bessere Nische gefunden haben.

Chancen - Dies sind die Umstände, die Ihr Unternehmen wachsen lassen oder Sie in eine gute strategische Position bringen können, um Ihre Gewinnspannen zu schützen.

Bedrohungen - Dies sind die Risiken für Ihr Unternehmen oder die externen Hindernisse, die Sie überwinden müssen, um zu florieren.

Das Endziel ist einfach. Sie müssen herausfinden, was Ihre Kunden wollen und es ihnen geben. Sprechen Sie zunächst mit Ihren Mitarbeitern, die jeden Tag mit Kunden zu tun haben. Was hören sie sowohl von neuen als auch von langjährigen Kunden? Was sind ihrer Meinung nach die Bedürfnisse und Probleme Ihrer Kunden heute und in Zukunft? Wo sehen sie Chancen und Bedrohungen?

Je mehr Feedback Sie erhalten, desto besser können Sie verstehen, was außerhalb Ihres Unternehmens tatsächlich passiert. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre SWOT Analyse regelmäßig mit Ihrem Team zu besprechen. Wenn draußen in der Welt etwas passiert, wird Ihr Team Ihnen helfen es vorherzusehen und sich entsprechend anzupassen.

Setze langfristige Orientierungspunkte

Allzu oft sehen wir, wie Unternehmen die Planung für die Zukunft auf die lange Bank schieben. Denken Sie daran, dass der Erfolg nicht nur an der Bilanz am Jahresende gemessen wird. Es reicht nicht aus, ein Unternehmen über Wasser zu halten, um langfristig zu überleben. Sie müssen die Kontrolle übernehmen und das Schiff lenken.

Ein Orientierungspunkt ist der goldene Standard für das, was Ihr Unternehmen zu erreichen versucht. Wie der echte Nordstern hilft er Ihrem Team zu navigieren, indem er Ihnen zeigt, wohin Sie gehen müssen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Orientierungspunkte Ihres Unternehmens zu Beginn des Geschäftsjahres oder des Kalenderjahres zu entwickeln.

Die Orientierungspunkte sollten aufzeigen, was Ihr Unternehmen in diesem Jahr voraussichtlich erreichen kann. Ob Sie mit steigenden oder sinkenden Umsätzen rechnen und wie Sie auf Markttrends reagieren werden. Dies hilft Mitarbeitern auf allen Ebenen bei der Entscheidungsfindung. Verwenden Sie harte Messgrößen und ermitteln Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), um Ihre Orientierungspunkte zu erreichen. Zögern Sie nicht Werte, Zahlen oder Ziele festzulegen, die Ihr Team anstreben soll.

Diese Vorgehensweise hilft Ihnen und Ihrem Team proaktiv zu denken und die Zukunft für sich zu nutzen. Anstatt passiv zu bleiben und nur auf Dinge zu reagieren, die bereits geschehen sind. Nur so haben Sie dann eine strukturierte Möglichkeit, schwierige Entscheidungen zu treffen, während Sie Ihre KPIs überprüfen und sehen, ob Sie auf dem Weg zur Zielerreichung sind.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Orientierungspunkt besteht darin, die bestmögliche Kundenerfahrung zu bieten, um die Kundenbindungsrate zu verbessern. Wenn Sie sehen, dass bei neuen Projekten die Überstunden um 10 % überschritten werden und dass mehr als ein Viertel der Lieferungen verspätet eintreffen, erinnert Sie der Orientierungspunkt daran, proaktiv zu handeln. Es ist an der Zeit, der pünktlichen Lieferung Vorrang vor der Erweiterung Ihres Kundenstamms einzuräumen.

Unternehmen mit klaren Orientierungspunkten reagieren schneller auf den Markt und konzentrieren sich eher darauf, ihre Leistung zu verbessern, um Weltklasse-Unternehmen zu werden. Das sind die Dinge, die Ihre Kunden bemerken und das macht sie zu Hidden Champions für Ihre Produkte und Dienstleistungen.

Überprüfe die Teamzusammenstellung

Die dritte Maßnahme großer Unternehmen besteht darin, ihre Teams zu überprüfen und zu befähigen. In der heutigen Wirtschaft müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten. Der klare Fokus auf die Orientierungspunkte.

Wenn jeder Teamleiter ein klares Ziel vor Augen hat und die Führung bei der Suche nach schnelleren, besseren und kostengünstigeren Methoden übernimmt, wissen Sie, ob Sie die richtigen Leute für Ihren Job haben.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise weiß, dass die Steigerung des Umsatzes im nächsten Jahr ein wichtiges Ziel sein wird, dann muss jemand dafür verantwortlich sein. Idealerweise sollte dies nicht die Person sein, die bereits für den Kundendienst oder die Buchhaltung zuständig ist.

Durch die Festlegung klarer Rollen und Zuständigkeiten wissen die Mitarbeiter genau, worauf sie sich konzentrieren müssen. Selbst für sehr kleine Unternehmen müssen diese Rollen klar definiert und zugewiesen werden:

  • Es müssen Einkäufe getätigt werden
  • Es müssen Planungen vorgenommen werden
  • Jemand muss für den Kundendienst, das Inventar oder die Wartung zuständig sein (die Liste lässt sich beliebig fortsetzen).

Hüten Sie sich davor, zu viele Dinge selbst in die Hand zu nehmen. Lernen Sie zu delegieren. Wenn Sie sich für ein neues Ziel entscheiden und es sich selbst zuweisen, ist es vielleicht an der Zeit, über die Einstellung einer neuen Person oder die Umstrukturierung Ihres Teams nachzudenken.

Eine gute Faustregel besagt, dass eine Person nur fünf bis acht direkte Mitarbeiter haben darf. Wir haben einen Fall erlebt, in dem 30 Personen einem Betriebsleiter unterstellt waren. Es ist nicht verwunderlich, dass dies nicht sehr effektiv war.

Definiere klare Kommunikationsstruktur

Zu einer funktionierenden Struktur gehört auch die Einrichtung regelmäßiger Kontaktpunkte auf den richtigen Ebenen, damit der Informationsfluss im gesamten Unternehmen gewährleistet ist.

Auf der Ebene der leitenden Mitarbeiter wird sich Ihr Team auf die Lösung alltäglicher Probleme und die Suche nach Effizienzsteigerungen konzentrieren. Bei diesen Treffen sollte besprochen werden, was gut läuft, was nicht gut läuft, neue Innovationen und Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele.

In der Zwischenzeit muss das Führungsteam die übergeordneten Ziele im Auge behalten, um zu sehen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Betrachte Abläufe und Prozesse

Prozesse sind eine Reihe miteinander verbundener Aktivitäten, die letztendlich ein Produkt oder eine Dienstleistung für Ihre Kunden liefern. Eine weitere Maßnahme besteht darin, in Ihrem Unternehmen auf eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse zu achten. Sind Ihre bestehenden Prozesse aus dem letzten Jahrzehnt oder sind sie auf dem neusten Stand?

Um Ihr Unternehmen effizienter zu machen, müssen Sie die Verschwendung beseitigen, die Sie wertvolles Geld kostet. Einige Beispiele für Verschwendung sind:

  • Überproduktion
  • Hohe Lagerbestände
  • Untätige Maschinen oder Mitarbeiter
  • Nacharbeit

Nehmen wir ein Restaurant als Beispiel. Bevor das Restaurant zum Abendessen öffnet, werden morgens Vorbereitungsarbeiten durchgeführt, damit die Zutaten für die Produktion bereit sind. Der Restaurantbesitzer überprüft regelmäßig die Küche und stellt sich folgende Fragen:

  • Gibt es eine Möglichkeit, die Speisen effizienter zuzubereiten?
  • Können wir schneller sein, indem wir die Zubereitungsmethode ändern oder eine Maschine einsetzen, anstatt manuell zu arbeiten?
  • Müssen wir jeden Tag diese Menge zubereiten?
  • Bereiten wir zu viel zu und werfen Lebensmittel weg?
  • Gibt es Arbeiten, die wir zweimal machen müssen, weil sie nicht gut standardisiert sind?

In Ihrem eigenen Unternehmen sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team eine Übersicht über Ihre Prozesse erstellen, um herauszufinden, wo Verschwendung entsteht. Versuchen Sie, Berührungen oder Nacharbeit zu reduzieren und gleichzeitig Qualität und Geschwindigkeit zu verbessern.

Schule Mitarbeiter

Alles, was wir bisher erwähnt haben, funktioniert nur, wenn Ihre Mitarbeiter es auch umsetzen können. Wenn alle mit ihrem Tagesgeschäft beschäftigt sind, ist es schwierig, sich die Zeit für Schulungen zu nehmen. Eine wesentliche Maßnahme ist es, sich Zeit für Fortbildung und Schulung ihrer Mitarbeiter zu nehmen. Es hat sich immer wieder gezeigt, dass sich Investitionen in die Mitarbeiter für Unternehmen schnell und lohnend auszahlen.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, jetzt und in Zukunft. Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe standardisieren, stellen Sie sicher, dass jeder die Schritte versteht und befolgt. Wenn Sie neue Ziele festlegen, sollten Sie ihnen sagen, worum es geht und was von ihnen erwartet wird.

Ziehen Sie außerdem ein Führungstraining für Ihre leitenden Mitarbeiter und sich selbst in Betracht. Führunsgkräfte werden oft befördert, weil sie gute Mitarbeiter sind, aber das macht sie nicht unbedingt zu guten Führungskräften.

Ohne die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verbringen sie mehr Zeit damit, auf kleinere Notfälle zu reagieren, als das Unternehmen aktiv zu leiten und zu verbessern.

Eine gute Führungskraft weiß, wie sie Prioritäten setzen kann. Sie können Menschen motivieren und dazu bringen, für ein gemeinsames Ziel zu arbeiten. Sie können ihre Teammitglieder für ihre Aufgaben verantwortlich machen und Konflikte neutral und objektiv lösen.

Gewinne sichern

Sie können den Markt nicht kontrollieren. Aber Sie können kontrollieren, wie Ihr Unternehmen auf den Markt reagiert. Indem Sie mit diesen Maßnahmen beginnen, werden Sie von einem reaktiven zu einem proaktiven Unternehmen und sind auf alles vorbereitet, was in der Wirtschaft von morgen auf Sie zukommen wird. Die Ausrichtung Ihres Teams auf betriebliche Effizienz und Schlüsselprioritäten wird Ihnen helfen, stark zu bleiben, wenn externe Kräfte gegen Sie wirken.